Perder un documento importante o tener que pasar por el proceso de sustituirlo puede resultar abrumador, pero estos documentos pueden ser necesarios para empezar un nuevo trabajo, abrir una cuenta bancaria, presentar la declaración de la renta, solicitar prestaciones o verificar tu identidad.

A continuación se ofrece información sobre cómo sustituir algunos documentos habituales, junto con consejos generales para solicitar duplicados y mantener a salvo los documentos importantes.
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Documentos de identidad

Si has perdido tu partida de nacimiento de EE. UU., tu tarjeta de la Seguridad Social, tu permiso de conducir o tu documento de identidad estatal, tu tarjeta de Medicare/Medicaid, tu pasaporte estadounidense, tu tarjeta de residencia (Green Card), tu certificado de naturalización o tu carné militar, visita la página «Reemplazar documentos oficiales» de USA.gov, donde se indica a quién dirigirte y cómo hacerlo en función del tipo de documento que hayas perdido. 

Para obtener documentos de identidad o registros civiles expedidos por otro país, ponte en contacto con la embajada o el consulado correspondiente. Aquí tienes una lista de embajadas y consulados extranjeros en EE. UU., que puedes consultar por estados.
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Documentos fiscales y de ingresos

Si te faltan formularios W-2, 1099 u otros documentos relacionados con tus ingresos, lo primero que debes hacer es ponerte en contacto con la empresa o entidad (por ejemplo, un banco o un organismo estatal) que los haya emitido. Solicita una copia del documento que te falte, pide que te envíen uno de sustitución o solicita una corrección si la información es incorrecta. Muchos emisores ofrecen acceso digital o reimpresiones previa solicitud. Si el empleador o el pagador no responde, puede ponerse en contacto con el IRS para solicitar ayuda. El IRS puede ponerse en contacto con el emisor y solicitar el formulario que falta o la corrección en su nombre. 

Si has perdido tu declaración de la renta, empieza por revisar cómo la presentaste en su momento. El acceso puede depender del tiempo que haya transcurrido desde que la presentaste.

Para obtener más información, visita nuestra página web asociada MyFreeTaxes.org.
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Consejos para el proceso de sustitución:

  • Elabora un plan sobre qué documentos debes reemplazar primero. Si hay que reemplazar varios documentos, empieza por hacer una lista de lo que falta y de lo que se necesita para reemplazar cada uno. Piensa en qué documentos son más importantes en este momento y si el hecho de reemplazar uno podría ayudarte a conseguir otro. A partir de ahí, podrás decidir qué orden es el más adecuado para tu situación.
  • Divide el proceso en pasos más pequeños. Sustituir varios documentos a la vez puede resultar abrumador. Dividir cada sustitución en pasos más pequeños, como averiguar qué se necesita, reunir la documentación, concertar una cita o presentar una solicitud, puede hacer que el proceso resulte más llevadero.
  • Infórmate sobre las tasas y las exenciones de las mismas. Es posible que se aplique una tasa por la sustitución, pero también puede haber exenciones disponibles. Por ejemplo, se pueden eximir de las tasas los documentos perdidos durante una catástrofe natural o, en algunos casos, por dificultades económicas. Consulta con el organismo emisor del documento para ver qué opciones hay disponibles.
  • Guarda la información de confirmación. Guarda los números de confirmación, los correos electrónicos, los recibos u otra información relacionada con la solicitud por si fuera necesario realizar un seguimiento.
  • Pregunta si hay ayuda disponible. Si el proceso no te queda claro o te resulta difícil completarlo por tu cuenta, plantéate preguntar al organismo responsable qué tipo de ayuda hay disponible. Una biblioteca local, una organización comunitaria, un asesor en prestaciones u otro proveedor de servicios de confianza también podrían ayudarte con pasos como acceder a una página web, escanear documentos o rellenar una solicitud en línea.
  • Defiéndete. Si una conversación se vuelve crítica, despectiva o deja de centrarse en ayudarte a seguir adelante, puedes reorientarla hacia lo que se puede hacer a continuación o pedir hablar con otra persona o con un responsable. Echa un vistazo a nuestros consejos para defenderte a la hora de lidiar con los servicios y otros sistemas para obtener más ideas.
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Consejos para conservar los documentos importantes

  • Guarda los documentos en un lugar seguro. Siempre que sea posible, guarda los documentos originales en un lugar protegido contra robos, incendios, inundaciones u otros daños. Si no tienes vivienda fija, te mudas con frecuencia o no dispones de un lugar seguro donde guardarlos, es posible que tengas que llevar contigo los documentos importantes. Plantéate guardarlos en una carpeta o un recipiente impermeable para protegerlos de posibles daños. 
  • Guarda copias. Una fotocopia o una copia digital no sustituyen a un documento original o certificado, pero pueden ayudarte a llevar un control de la información importante. Si guardas documentos en formato digital, asegúrate de protegerlos con una contraseña segura u otras medidas de seguridad.
  • Crea cuentas en línea. Algunas agencias gubernamentales, empresas, entidades financieras y programas de prestaciones permiten consultar o descargar documentos a través de una cuenta en línea segura.

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¿No sabes por dónde empezar?

Utiliza nuestra herramienta gratuita « MyMoneyPath » para establecer objetivos y crear un objetivo SMART, así como para llevar un seguimiento de los pasos necesarios para sustituir documentos importantes.

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